مدیریت منابع انسانی و کارکردهای آن

یکی از اساسی‌ترین وظایف مدیریت منابع انسانی، طراحی شغل و تجزیه‌وتحلیل آن است. طراحی شغل شامل فرایند تعیین و توصیف وظایف و مسئولیت‌های یک شغل است. در استخدام کارکنان مناسب برای هر یک از مناصب سازمانی، شناسایی ویژگی‌های یک کاندیدای شغلی ایده‌آل، ضرورت می‌یابد. درواقع ما باید بدانیم فردی که قرار است تصدی یک پست سازمانی را بر عهده بگیرد، باید واجد چه ویژگی‌هایی باشد؟ بنابراین باید یک سند مُدون و دقیق از مهارت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی لازم را در این خصوص، تهیه کنیم. چنین کاری به ما کمک می‌کند تا بتوانیم جستجوی هدفمندتری داشته و با شناسایی حداقل الزامات شغلی، داوطلبان واجد شرایط را از سایر داوطلبان، متمایز کنیم.

تجزیه‌وتحلیل شغل، توصیف نیازهای شغلی، مهارت‌ها، صلاحیت‌ها و تجاربی را شامل می‌شود که نقش مهمی در موفقیت شغلی افراد ایفا می‌کنند. تجزیه‌وتحلیل شغل به سازمان کمک می‌کند تا بتواند برای مشاغلی که موفقیت در آن‌ها، الزامات خاصی را می‌طلبند، بهترین افراد را انتخاب کند. در این بخش، وظایف مهم روزمره باید به‌طور دقیق، شناسایی شوند زیرا همین وظایف و توانمندی‌ِ انجام آن‌ها هستند که در استخدام یا عدم استخدام افراد، به‌مثابه یک مبنا عمل می‌کنند.

یکی از اهداف اساسی در مدیریت منابع انسانی، یافتن و حفظ کارکنانی شایسته و کارآمد است. کارکنانی که بتوانند به سازمان در نیل به اهدافش کمک کنند و چنین هدفی، جز از راه انتخاب مناسب‌ترین گزینه‌ها از فهرست افرادی که برای تصدی یک شغل، اعلام آمادگی می‌کنند،  محقق نمی‌شود.

این جنبه از مدیریت منابع انسانی به سازمان در شناسایی داوطلبان ایده‌آل و انتخاب بهترین گزینه از بین آن‌ها یاری می‌رساند. پس‌ازآنکه تعداد داوطلبان شغلی، به حدنصاب رسید، سازمان آن‌ها را با سازوکارهای مخصوص خود (مثلاً برگزاری آزمون)، اصطلاحاً “غربال” می‌کند تا داوطلبانی که صلاحیت کمتری برای احراز شغل دارند، از دایره انتخاب خارج شوند. حالا نوبت به ارزیابی داوطلبانی می‌رسد که توانسته‌اند مرحله قبل را با موفقیت پشت سر بگذارند. با این افراد مصاحبه‌های شغلی مختلفی انجام می‌شود تا سازمان بتواند دانش، مهارت‌ها و صلاحیت‌های آن‌ها را برای تصدی شغل، ارزیابی کند و نهایتاً از بین گزینه‌های موجود، دست به انتخاب و استخدام بهترین‌ها بزند.

از دیگر وظایف اساسی مدیریت منابع انسانی، ارائه آموزش‌های مناسب به کارکنان جدید و حصول اطمینان از پیشرفت آن‌ها در مسیر شغلی‌شان است.

فراموش نکنیم که بخش مهمی از موفقیت سازمان، به کیفیت آموزش کارکنان در انجام وظایفشان بستگی دارد. در بسیاری مواقع، آغاز کار در یک سازمان، مستلزم آموزش برخی مهارت‌ها به کارکنان است. ارائه این آموزش‌ها علاوه بر آنکه فرد را با وظایفی که بر عهده دارد، آشنا می‌سازد، به او کمک می‌کند تا ضمن افزایش بهره‌وری فردی، در ارتقای بهره‌وری کلی سازمان هم سهیم باشد.

علاوه بر این، وجود زمینه برای توسعه و پیشرفت، روی انگیزش و متعاقباً بازدهی عملکرد کارکنان، تأثیر معناداری می‌گذارد. بنابراین مدیریت منابع انسانی باید سازوکاری را ترتیب دهد که کارکنان علاوه بر دریافت آموزش‌های ضروری برای انجام کار، افق روشنی را برای پیشرفت، پیش رویشان ببینند و به پشتوانه‌ی همین افق روشن، برای بهتر شدن، به‌طور مستمر تلاش کنند. هر سازمان باید برنامه ویژه‌ای برای توسعه شغلی کارکنانش داشته باشد و به‌موازات پیشرفت و افزایش تجربه کارکنان، وظایف و مسئولیت‌های بزرگ‌تر و ارزشمندتری را به آن‌ها محول کند.

ریچارد برانسون، کارآفرین نامدار بریتانیایی جمله جالبی دارد که می‌گوید: طوری به کارکنانتان آموزش دهید که بتوانند ترکتان کنند اما آن‌قدر با آن‌ها خوب رفتار کنید که هرگز مایل به انجام این کار نباشند!

بخش عمده‌ای از هزینه‌های یک سازمان، به جبران خدمت (حقوق) کارکنان و ارائه مزایا به آن‌ها اختصاص دارد. درست است که حداقل کردن هزینه‌ها یک شرط اساسی در کارایی مالی سازمان است اما یک سازمان درعین‌حال باید بتواند خدمات کارکنانش را به بهترین شکل جبران کند. اینجاست که باز هم مدیریت منابع انسانی وارد ماجرا می‌شود و با تدوین یک سیستم جذاب جبران خدمت و ارائه مزایا، کارکنان را به اشتغال در سازمان و ادامه کار در آن، ترغیب می‌کند. واضح است که تدوین چنین سیستمی باید به‌گونه‌ای باشد که در عین جذابیت، با سیاست‌های مالی سازمان در تضاد نباشد و طوری نشود که سازمان به‌واسطه پرداخت حقوق و مزایا به کارکنانش، بنیه‌ی اقتصادی‌اش را برای انجام فعالیت‌های اصلی از دست بدهد.

هدف اصلی سیستم جبران خدمت و ارائه مزایا، تعیین پاداشی عادلانه و منصفانه برای همه اعضای سازمان است. ضمن اینکه چنین سیستمی می‌تواند یک اهرم انگیزشی اثربخش برای افزایش بهره‌وری کارکنان باشد و درعین‌حال، به ایجاد یک تصویر عمومی مثبت از سازمان، کمک شایان‌ذکری کند. فراموش نکنیم که اساسی‌ترین انگیزه افراد برای کار در سازمان، دریافت حقوق است و میزان این دریافتی و بهره‌مندی از مزایای جانبی، ارتباط تنگاتنگی با رضایت شغلی کارکنان دارد.

مدیریت مؤثر عملکرد کارکنان از دیگر وظایف حیاتی مدیریت منابع انسانی محسوب می‌شود. مدیریت عملکرد تضمین می‌کند که آنچه کارکنان انجام می‌دهند، چقدر با انتظارات و اهداف سازمان، مطابقت دارد. به‌عبارت‌دیگر، از طریق این فرایند متوجه می‌شویم که آیا خروجی کار کارکنان به پیشبرد اهداف سازمان کمکی می‌کند یا نه؟ توجه کنید که مدیریت عملکرد، صرفاً به نظارت بر عملکرد افراد محدود نمی‌شود. بلکه در این فرایند، عملکردها در قالب تیم، بخش و نهایتاً کل سازمان، مورد پایش و ارزیابی قرار می‌گیرند.

مدیریت منابع انسانی یک سازمان برای مدیریت و ارزیابی عملکرد، انجام اقدامات زیر را در دستور کار قرار می‌دهد:

• تدوین یک شرح شغل مناسب
• ایجاد یک فرایند بهینه برای استخدام بهترین داوطلبان شغلی
• ارائه آموزش‌های لازم برای ارتقای عملکرد کارکنان
• ایجاد یک سیستم بازخورد بلادرنگ و راهنمایی کارکنان برای ارتقای عملکردشان بر مبنای بازخوردهای دریافتی
• بررسی ماهانه یا فصلی عملکرد اعضای سازمان در مقیاس‌های خُرد و کلان برای شناسایی نقاط قوت و ضعف و فراهم ساختن زمینه مساعد برای بهبود مستمر عملکرد کارکنان و متعاقباً سازمان
• ایجاد یک فرایند تحقیقاتیِ سازمان‌یافته برای شناسایی علل و عواملی که کارکنان مستعد یا باتجربه را مجاب به ترک سازمان می‌کنند که انجام مصاحبه‌های خروج از خدمت، نمونه‌ای از این تلاش‌هاست
• طراحی و تدوین یک سیستم جبران خدمت مؤثر که مبتنی بر شایستگی و سخت‌کوشی کارکنان باشد و درعین‌حال، اجرای آن باعث اجحاف در حق هیچ‌یک از کارکنان سازمان نشود

بخش مهمی از مدیریت منابع انسانی، به موضوع روابط می‌پردازد. به‌طورکلی روابط سازمانی را می‌توان به دو نوع رابطه یعنی روابط مدیریتی و روابط کاری تقسیم کرد. روابط کاری عمدتاً به رابطه‌ی کارکنان با سازمان و محیط کارشان مربوط می‌شوند، درحالی‌که روابط مدیریتی به رابطه بین فرایندهای مختلف کاری در یک سازمان اشاره دارند.

روابط مدیریتی، کمیت و کیفیت کارهایی را که در یک روز باید انجام شوند و همین‌طور نحوه بسیج و سازمان‌دهی منابع و نیروی کار سازمان را برای تحقق اهداف خاص، تعیین می‌کنند. مثلاً اینکه یک پروژه ویژه را باید به کدام‌یک از تیم‌های کاری سازمان محول کرد، موضوعی است که در بحث روابط مدیریتی، مورد بررسی قرار می‌گیرد. درعین‌حال، مدیریت کیفی و زمانی برنامه کاری کارکنان نیز از دیگر موضوعات مهم در این حوزه محسوب می‌شود. مدیریت منابع انسانی، نقش اصلی را در تنظیم این نوع روابط بر عهده دارد و باید بتواند طوری این کار را انجام دهد که به کارایی و بهره‌وری سازمان، خدشه‌ای وارد نشود.

برقراری ارتباط صمیمانه با محیط کار، عامل مؤثر دیگری در کیفیت عملکرد کارکنان است. محیط کار، مکانی است که جمعی از افراد در تعامل با یکدیگر، برای رسیدن به یک هدف واحد، تلاش می‌کنند. بااین‌حال، هر یک از آن‌ها ویژگی‌های متفاوتی دارند و به همین دلیل، بعضاً بروز شکاف در ارتباط بین کارکنان، پدیده عجیبی نیست. آنچه اهمیت دارد، مراقبت از این روابط و تلاش برای تقویت آن‌ها از طریق تدوین مقررات، قوانین و سیاست‌های مناسب است که مدیریت منابع انسانی در این خصوص وظیفه خطیری دارد. به‌این‌ترتیب، چارچوبی برای کارکنان تعیین می‌شود که آن‌ها رفتار و روابطشان را با یکدیگر در بستر همان چارچوب شکل می‌دهند و درنتیجه، کیفیت روابط بین آن‌ها، افزایش می‌یابد و افزایش کیفیت رابطه کاری نیز به‌نوبه خودش، بهبود عملکرد فردی و سازمانی را در پی خواهد داشت.

یکی دیگر از وظایف مهم مدیریت منابع انسانی، اجرای فرایند آنبوردینگ (Onboarding) یا همسوسازی کارکنان جدید است. در این فرایند، کارکنان جدید به شکلی ویژه با فرهنگ و انتظارات سازمان آشنا می‌شوند و از طریق نوعی جامعه‌پذیری، زودتر می‌توانند با سازمان و کارکنان دیگر، ارتباط و تعامل مؤثر برقرار کنند.

یادمان باشد که افراد باید محیط کارشان را دوست داشته باشند و هنگام آمدن به سازمان، قلبشان را در خانه جا نگذارند!

در عصر مدرن، موفقیت سازمان‌ها بیش از هر زمان دیگری به مدیریت منابع انسانی گره خورده است. پیاده‌سازی درست این فرایند، از جنبه‌ی افزایش بهره‌وری کارکنان و همین‌طور کاهش نرخ ترک خدمت، منافع زیادی را عاید سازمان می‌کند و به‌این‌ترتیب، مسیر رسیدن سازمان به اهدافش را هموار می‌سازد.

کیفیت فرایند مدیریت منابع انسانی، اهمیت بسیار زیادی در رشد کلی سازمان‌ها و اساساً هر شکلی از کسب‌وکار دارد. وقتی این فرایند به‌درستی انجام شود، کارکنان می‌توانند مهارت‌هایشان را توسعه دهند و این به‌نوبه خودش، به توسعه سازمان منجر خواهد شد.

لینک کوتاه مقاله