حضور و غیاب آنلاین و تکنولوژی رایانش ابری

غالبا جملاتی مانند وقت کافی وجود ندارد؛ خیلی گرفتار کارهای شرکتیم؛ کارهایمان عقب افتاده است و… از سوی مدیران و کارکنان یک شرکت به گوش می رسد. این در حالی است که به طور میانگین و با بررسی های میدانی محققان، ساعت کار مفید بسیار پایین تخمین زده شده است. البته عوامل زیادی باعث ایجاد این شرایط می شوند؛ مثلا عدم توزیع مناسب کار بین کارکنان، فشردگی کارها در برخی مقاطع زمانی، عدم شایسته سالاری در استخدام و… . اما آنچه به عنوان باوری مهم در رفع چنین مشکلاتی می تواند راهگشا باشد، اولا اعتقاد به مدیریت زمان و در ثانی احتساب اتلاف وقت، امری مردود و حتی گناه باشد. اما کلید راهگشا کجاست؟ بسیاری بر این اعتقادند که نرم افزارهای مدیریتی آنلاین قادر هستند تا برای حل این قبیل مشکلات، راه حل های موثری را ارائه دهند. این نگرش تا جایی ادامه پیدا کرد که پردازش و تحلیل کلان داده ها وارد ادبیات کسب و کارهای پیشرو شد. عبارت کلان داده یا big data اشاره به داده های سازمانی و غیر سازمانی بسیار بزرگی است که با ابزارها و دیتابیس های سنتی و معمولی قابل سازماندهی نمی باشند. بنابراین فعالیت کارگروه کلان داده که بر اساس نظر و مشارکت خود افراد فعال در جامعه بصورت همگانی و آزاد انجام می شود؛ بررسی روش های پیاده سازی کلان داده و یا همان big data را تسهیل می بخشد که در این راستا، مدیر منابع انسانی شرکت می تواند به امکان سنجی پیاده سازی حضور و غیاب آنلاین بپردازد. هر روزه مبحث حضور و غیاب آنلاین مبتنی بر کلود یا رایانش ابری، در ایران جذابیت و مقبولیت بیشتری پیدا می کند و به کسب نتایج و راهبردهای موثر در حوزه حضور و غیاب کارکنان کمک می نماید.

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین یکی از زیر سیستم های روابط با کارکنان می باشد. این نرم افزار می تواند بر تصمیم گیری درباره ماهیت ساختار مشارکت کارکنان در امور سازمان، رعایت مقررات سازمانی و هزینه های مربوط به نرخ جابجایی کارکنان اثر بگذارد. از طرفی تعارض زندگی کاری – زندگی خانوادگی هنگامی به وجود می آید که استرس های کاری به محیط خانوادگی فرد منتقل شود. در صورتی که استرس های زندگی شخصی به محیط کار آورده شود، تعرض زندگی خانوادگی- زندگی کاری ایجاد می شود. برنامه های کاری منعطف طراحی شده در فضای رایانش ابری، می تواند این تعارضات را کاهش دهد. در نتیجه بکارگیری ساعات کاری منعطف و ایام کاری فشرده، به افزایش بهره وری و رضایت کارکنان و کاهش ترک سازمان می شود.

بسیاری از سازمان ها به کارکنان سازمانی اجازه می دهند در مکانی غیر از سازمان، به انجام وظایف خود بپردازند. منزل، متداول ترین مکان جایگزین برای سازمان است. در این روش که اغلب دورکاری نامیده می شود، فرد با استفاده از تلفن و اینترنت در تماس مستمر با محل کار خود قرار دارد. بالغ بر هشتاد درصد شرکت ها در آمریکا اذعان کرده اند تعداد زیادی از کارکنانشان از دورکاری استفاده می کنند و دورکاری یکی از اساسی ترین روش ها برای سازمان های عصر حاضر است. حضور و غیاب آنلاین به کمک سرپرستان منابع انسانی آمده تا مثل همیشه بتوانند نظارت جامعی بر کارکنان داشته و حتی بهره وری آن ها را دقیق تر از گذشته مورد پایش قرار دهند. از طرفی دادن اجازه به کارکنان برای انجام کار در منزل، باعث می شود کارکنان خوب حفظ شوند. تمایل به انجام کار در خانه، همچنان رو به افزایش است. سازمان ها ی توانند از مزایای متعدد استفاده از تکنولوژی های جدید بهره مند شوند. البته دورکاری نیاز به خودمختاری، آزادی عمل و استقلال فکری و عملی برای انجام کارها و وظایف دارد، اما نرم افزار حضور و غیاب آنلاین مانعی برای دستیابی به این اهداف نمی باشد. بلکه این متد با ویکرد های انگیزشی کاملا هماهنگ است. با توجه به نیاز کارکنان و سازمان به پردازش اطلاعات، اصول رویکرد ادراکی در دورکاری حائز اهمیت است. به ویژه برای سازمان هایی که به جای تمرکز بر فرآیندهای کاری، بر ایجاد هدف های مشخص و معیارهای عملکردی توجه می کنند.

بسیاری از سازمان ها برای تحقق اهداف تجاری، کارکنان خود را از سایر مناطق، استان ها و حتی دیگر کشور ها استخدام می کنند. اما سوال اصلی این جا مطرح می شود که سازمان ها چه طور می توانند فعالیت های توسعه کارکنان خود را یکپارچه سازند؟ اطلاعات بدست آمده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین، به سازمان ها اجازه می دهد تا توسعه کارکنان را با استراتژی و اهداف سازمان، هماهنگ کرده و کارکنان را تشویق کنند که از کدام فرآیندهای چند مرحله ای توسعه پیروی کنند. جالب اینجاست که مغز انسان به صورت خودکار دانسته های پیرامونی را دسته بندی و نگهداری می کند و شاید از همین جهت باشد که داده های دسته بندی شده برای مدیران منابع انسانی قابلیت تجزیه و تحلیل بیشتری دارند. البته این دسته بندی نه تنها برای تصمیم گیری مدیر منابع انسانی قابل استفاده است، بلکه فرصتی است مغتنم برای صاحبان کسب و کار ابری، که بتوانند داده های استراتژیک خود را جمع بندی نمایند.

یکی از مطرح ترین استانداردهای ملی، استاندارد 34000 منابع انسانی است که در سال های اخیر مورد توجه بسیاری از شرکت های پیشرو می باشد. این استاندارد از پنج سطح تشکیل شده است که این سطوح، به ترتیب پایه های اصلی یا اساسی برای

1. بهبود استعدادها
2. توسعه منابع انسانی اثربخش
3. مدیریت موفق سرمایه های انسانی سازمان

 می باشد. در این مدل دوازده متغیر درباره نگرش های شغلی و سازمانی، به شرح زیر وجود دارد:

1. رضایت شغلی
2. سلامت روانشناختی
3. رفتار ضد شهروندی
4. رفتار شهروندی
5. تمایل به ترک کار
6. تضاد کار- خانواده
7. اعتیاد به کار
8. احساس حمایت
9. پیوند سازمانی
10. تعهد سازمانی
11. هویت سازمانی
12. عجین شدن با شغل

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین، بر این دوازده متغیر تاثیر بسیار مثبتی می گذارد به نحوی که با ایجاد احساس اعتماد بین کارگر و کارفرما، رفتارهای شهروندی سازمانی افزایش می یابد، کارمند با شغلش عجین تر می شود و از جانب کارفرما احساس رضایت بیشتری را خواهد کرد. بنابراین نرم افزار حضور و غیاب آنلاین برای آن دسته از کسب و کارهایی که خواستار دریافت جایزه تعالی منابع انسانی و استاندارد 34000 منابع انسانی هستند، بسیار کاربردی و حیاتی است.

انسان ها مستعد خطا هستند؛ حتی اگر بهترین دستگاههای محاسباتی را نیز در اختیار آنها قرار دهیم. سیستم های حضور  و غیاب آنلاین، از سوابق زمانی، خطاهای اجتناب ناپذیر و پر هزینه ی روش دستی پشتیبانی می کنند. در حقیقت داده های حضور و غیاب آنلاین به ارائه داده های دقیقی برای ارزیابی عملکرد و حقوق و دستمزد کمک می کند.

آیا تاکنون فکر کرده اید که سیستم حضور و غیاب آنلاین چه قدر توانایی کنترل هزینه ها را دارد؟ سیستم حضور و غیاب آنلاین با پایان دادن به گزارشات اشتباه دستی درباره غیبت کارکنان، تاخیر در زمان حضور، سوء استفاده های سودجویان از پرداخت های اضافی و… در هزینه های اضافی سازمانی جلوگیری می کند. نظارت و مدیریت حضور به صورت دستی می تواند امری وقت گیر، پر زحمت و گران باشد. زمان و تلاش صرفه جویی شده در نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین نانوواچ، با بالا بردن دقت داده ها و بهینه سازی، منابعی که منجر به افزایش بهره وری می شود را حفظ می کند. سیستم مدیریت یکپارچه حضور و غیاب آنلاین نانوواچ، می تواند دید خوبی از کلیه داده ها داشته باشد و بتواند گردش کار، دستمزدها، برگه ها و بررسی عملکرد را کاهش دهد. حضور و غیاب آنلاین به سازمان ها امکان می دهد تا با استفاده از گزینه های مختلف ساعت مانند تلفن های هوشمند، شبکه های اینترنتی، فناوری های جابجا محور، پایانه های بیومتریک و… کارمندان را ردیابی کنند. سیستم های مدیریت حضور و غیاب آنلاین نانوواچ ، حاوی معماری بسیار ایمنی است. این سیستم بیومتریک، بسیار مطمئن و ایمن بوده و می تواند به جلوگیری از هدررفت زمان، اثرات جانبی گروه اندیشی و کاهش هزینه های اداری ناشی از پین های فراموش شده و کارت های پرسنلی گمشده کمک کنند. این سیستم برای سازمانهایی که امنیت یکی از دغدغه های اصلی آن ها محسوب می شود؛ ابزار ویژه ای است.

با استفاده از اپلیکیشن نانوواچ می توانیم حضور افراد را با استفاده از موبایل خود مدیریت کنیم. این نرم افزار مبتنی بر فناوری رایانش ابری است و برای محاسبه حقوق و دستمزد سازمان ها طراحی شده است. روش کار با این برنامه بسیار آسان است. اگر در مورد رابط کاربری آن بخواهیم صحبت کنیم؛ این رابط کاربری بسیار جذاب و برای درک مشتریان ساخته شده است. با استفاده از این برنامه، گزارش های کاملی از حضور و غیاب کارمندان خود را در تلفن همراه مشاهده خواهید کرد. در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین نانوواچ، از سیستم ردیابی حضور و غیاب کارمندان استفاده می شود تا مدیر منابع انسانی بتواند تعداد دقیق روزهایی که کارمند برای سازمان کار کرده و حتی تعداد مرخصی های گرفته شده را برآورد نماید.  با استفاده از این سیستم هوشمند، پتانسیل کاری یک کارمند را می توان محاسبه کرد و بر این اساس، پرداختی های کارمندان صورت می پذیرد. سیستم حضور و غیاب آنلاین نانوواچ، اصلی ترین فعالیت منابع انسانی یعنی مدیریت عملکرد را تحت کنترل سیستم ERP قرار می دهد. سیستم مدیریت عملکرد نیز با سایر فعالیت های منابع انسانی یعنی بازاریابی کارکنان، گزینش کارکنان، توسعه کارکنان، تشویق و ایجاد انگیزه و مدیریت سرمایه های انسانی مرتبط می گردد.

مرحله 1. تنظیم انتظارات

انتظارات واقع بینانه ای را تعیین کنید. گاهی اوقات اجرای یک سیستم حضور و غیاب آنلاین می تواند یک فرایند پیچیده ای باشد که زمان و منابع پرسنلی زیادی را در بر می گیرد. اگرچه ممکن است از نصب نرم افزار هیجان زده شوید اما اگر قرار باشد همراه با رسیدن به نتیجه مطلوب باشد، تاثیر میانبرها را نمی توان نادیده گرفت. رایج ترین خطا در هنگام پیاده سازی سیستم حضور و غیاب آنلاین، دست کم گرفتن زمان پیش بینی شده مورد نیاز برای استقرار سیستم جدید است.

مرحله 2. مشخصات مورد نیاز

در نظر نگرفتن مرحله قبل، (مجموعه ای از الزامات بیان شده) ممکن است اجرای بهترین اهداف را به تاخیر بیندازد. تعیین مشخصات مورد نیاز برای اطمینان از درک کامل نیازهای شرکت، قبل از استقرار نکته ی مهمی است که نباید از آن غافل شد.

مرحله 3. مدیریت پروژه

زمان پروژه نرم افزاری حضور و غیاب آنلاین، باید به دقت تعریف و کنترل شود تا از بروز تاخیرهای زیانبار جلوگیری شود. وقتی مدیریت پروژه به خوبی ساماندهی شود، منابع و زمان کافی برای مستند سازی، تعریف مجدد و یکپارچه سازی فرآیندها و سیستم ها قبل از آزمایش و بعد از آزمایش وجود خواهد داشت.

مرحله 4. حمایت مالی پروژه

اگر چه سیستم نانوواچ، با کمترین هزینه تقدیم کاربران می شود اما وجود حامی مالی برای اجرای موفقیت آمیز سیستم حضور و غیاب آنلاین مهم است. حامی پروژه باید شخصی باشد که به طور روزمره تحت تأثیر استفاده از این سیستم قرار گیرد. مخاطبان سیستم حضور و غیاب آنلاین نانوواچ می توانند یک شرکت کوچک باشند که یک سیستم مبتنی بر HR و لیست حقوق و دستمزد را انتخاب می کنند و یا یک سازمان بزرگتری باشند که کمیته مشاوره و یک یا دو حامی پروژه، در شرکتشان استقرار یافته است.

مرحله 5. ارتباطات

قبل از اجرا، مدیریت ارشد سازمانی لازم است تا تأثیر سیستم حضور و غیاب آنلاین جدید را بر روی کارمندان در نظر داشته باشد. جای تعجب نیست که برخی از کارمندان از این سیستم خوششان نیاید اما به آنها توجه کنید و مزایای سیستم حضور و غیاب آنلاین را به آنان گوشزد کنید. بالطبع اگر آنها مزایای این سیستم را درک کنند، سیستم جدید را به راحتی پذیرا خواهند بود.

منبع اول

منبع دوم

منبع سوم

لینک کوتاه مقاله