اپلیکیشن حضور و غیاب و لزوم استفاده از آن

اغلب سیستم های حضور و غیاب به عنوان یکی از وسیله های اصلی، جهت رساندن پیام های سازمانی استفاده می کنند. مدیران بر این اساس می توانند به ارزیابی عملکرد کارکنان بپردازند و هدف ها، انتظارها، هنجارها و ارزش های سازمانی را به شاخص های عملکردی قابل سنجش تبدیل کنند. اپلیکیشن حضور و غیاب، فرآیند پرداخت مبتنی بر آن و دادن پاداش به کارکنان برای جبران تلاش ها و خدمات، اصلی ترین وظایف اپلیکیشن نانوواچ است. مهم ترین بخش فعالیت های اپلیکیشن حضور و غیاب، میزان پولی است که کارکنان دریافت می کنند. برنامه ها و اپلیکیشن های حضور و غیاب، مزایای متعددی متعددی دارند. شرکت هایی که بر این اساس مزایای خوبی را به کارکنان ارائه می کنند، کارکنان بهتری را جذب و حفظ می نمایند.

وقتی یک کارمند به صورت فیزیکی یا آنلاین داخل یا خارج می شود؛ ساعات حضور و غیاب او به صورت آنی و لحظه ای به سیستم ERP  متصل به حقوق و دستمزد وارد شده و برای او گزارش عملکرد صادر می گردد. اپلیکیشن حضور و غیاب نانوواچ فقط ورود و خروج کارکنان را ردیابی نمی کند، بلکه آن ها را از طریق موقعیت مکانی یا جغرافیایی نیز کنترل می کند. زمان استراحت برای کارکنان تعریف می کند و اطلاعات کاملی درباره اینکه چه کسی مشغول به کار است ؟ چه کسی در حال انجام وظایف خویش نیست؟  چه کسی دیر کرد؟ و چه کسی در حال نزدیک شدن به محل کار است را ارائه می دهد. جالب است بدانید که فضای استفاده شده توسط این اپلیکیشن بسیار کم بوده و مبتنی بر راه حل های رایانش ابری به شما فضای رایگان ارائه می دهد.

تا چند سال پیش، شرکت ها اطلاعات مورد نیاز خود را از شرکت های مشاوره ای خریداری می کردند. استفاده گسترده از اینترنت به عنوان روشی آسان برای تسهیم اطلاعات، به این فعالیت ها پایان داد. امروزه شرکت ها می خواهند به پایگاه های اطلاعاتی دست یابند تا بتوانند تجزیه و تحلیل های مورد نظر خود را انجام دهند. آن ها برای شناخت بهتر سطوح پرداخت، به مقایسه های بیشتری نیاز دارند. آنها می خواهند اطلاعات جامعی درباره طبقات شغلی، حضور و غیاب کارکنان، سیستم های جبران حقوق و دستمزد و… در موقعیت های جغرافیایی متعدد به دست آورند. این خواسته زمانی تحقق می یابد که پایگاه اطلاعاتی، اطلاعات دقیق و معتبر از سازمان های مختلف جمع آوری کرده باشد. از طرفی استفاده از رایانه های شرکت برای انجام کارهایی به غیر از امور سازمانی، بسیار متداول و مرسوم شده است. بیش از شصت درصد کارکنان ابراز می کنند که حداقل روزی یکبار برای هدف های شخصی وارد اینترنت می شوند. یکی از روش های نظارت بر فعالیت های الکترونیکی کارکنان، استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب نانوواچ است. نسخه اختصاصی این اپلیکیشن، نه تنها مانع ورود به برخی از سایت ها می شود، بلکه فهرستی از سایت های بازدید شده را اراده می کند. البته نباید فراموش کرد که استفاده از این نرم افزارها، اعتماد را کاهش می دهد. بنابراین به شما توصیه می کنیم که هنگام کنترل فعالیت های الکترونیکی و سنجش حضور و غیاب کارکنان، باید بسیار مراقب بوده و دقت کنید. اما در این میان چه باید کرد؟ زمانی که اهمیت و ضرورت کنترل و نظارت برای کارکنان مشخص شود؛ قابلیت پذیرش آن ها افزایش می یابد. تجربیات پیاده سازی اپلیکیشن حضور و غیاب نانوواچ نشان می دهد که اگر کارکنان حمایت سازمان را احساس کنند، در مقابل نظارت و کنترل، مقاومت کمتری می کنند. برای افزایش قابلیت پذیرش کارکنان، می توان به جای تنبیه، به آنان نشان داد که چه طور می توانند پیشرفت کنند.

در گذشته های نه چندان دور، سیستم های حضور و غیاب دستی و بر کاغذ ثبت می شدند. در حقیقت زمان ورود و خروج کارکنان کاملا سنتی بوده و بروکراسی های سازمانی موجب می شد تا اطلاعات روی کاغذ ثبت و نگهداری شود. استفاده از این نوع سیستم ها کاری بسیار پر زحمت بود و  محاسبه حقوق را با مشکلات زیادی همراه می کرد. به طوری که برای محاسبه حقوق در بعضی اوقات، چند روز زمان لازم بود و گاهی تأخیر در پرداخت حقوق، باعث نارضایتی کارکنان می شد. با ظهور رایانه ها، کارت ها و دستگاه های ماشینی حضور و غیاب معرفی شدند که از اثر انگشت، زمان و تشخیص چهره استفاده می کردند. اما چند سالی است که شرکت نانوواچ تکنولوژی جدیدی را برای احراز هویت بیومتریک و غیر بیومتریک، در اختیار مدیران ارشد سازمان قرار داده است.

فناوری بیومتریک از عناصر انسانی مانند IRIS، اثر انگشت، صدای منحصر به فرد هر فرد، نشانه های صورت یا خطوط کف دست برای شناسایی استفاده می کند. همه این مؤلفه ها در هر انسانی منحصر به فرد هستند که معروف ترین فناوری بیومتریک که در دستگاه های حضور و غیاب کاربرد دارند؛ استفاده از فناوری تشخیص چهره و اثر انگشت است. فناوری های غیر بیومتریک نیز شامل ثبت های غیر دستی و استفاده از gps می باشند. در حقیقت اپلیکیشن نانوواچ با استفاده از الگوریتم های هوش مصنوعی، بهترین اپلیکیشن را در اختیار کاربران ایرانی قرار داده است. تمام زمان ها بصورت الکترونیکی و با محاسبات دقیق جمع آوری می شود. این کار خطا های احتمالی را کاهش می دهد و شخصی را که مسئولیت ارتباط و جمع آوری این اطلاعات را دارد؛ برای انجام کارهای دیگر آزاد می کند. اپلیکیشن حضور و غیاب نانوواچ تمام نیازهای وقت شما – مثل نظارت بر حضور کارمندان، PTO و برنامه ریزی – را مدیریت می کنند. این می تواند هم مقرون به صرفه باشد و هم باعث افزایش بهره وری شود، زیرا کارمندان وقت زیادی را برای جابجایی بین برنامه های مختلف تلف نمی کنند.

مزایای زیادی برای توجیه استفاده از اپلیکیشن حضور سنجی آنلاین نانوواچ وجود دارد که در ادامه به تعدادی از آن ها اشاره می کنیم:

1. نصب سیستم حضور و غیاب نانوواچ آسان است.
2. بسیار سریع کار می کند و رابط کاربری آن بسیار کاربر پسند است.
3. میزان دقت این اپلیکیشن بسیار بالا است.
4. برای سنجش و بررسی عملکرد کارکنان دورکار و یا در حال ماموریت، بهترین گزینه است.
5. قابلیت سازگاری با معماری منابع انسانی دارد.
6. در مقایسه با تجهیزاتی که شامل اسکنر و چاپگر هستند، بسیار ارزان قیمت است.
7. هیچ کس نمی تواند حضور و غیاب جعلی را ایجاد کند.
8. کارمندان می توانند کارت حضور و غیاب خود را گم یا فراموش کنند، اما نمی توانند بر هوش مصنوعی و سیستم رایانش ابری غلبه کنند.
9. دیگر نیازی به یادآوری پین، گذرواژه‌ها و الگوهای طولانی نیست.

• حضور توسط اسکنر بیومتریک ضبط داده های دقیق را به شما می دهد.
• می تواند به راحتی و در هر زمان، مانع ورود افراد غیر مجاز شود.
• ساعت موظف کارگر و ساعت کاری او بررسی می شود.
• داده های حضور و غیاب کارکنان را بطور موثری مدیریت می کند.
• با کاهش هزینه های پرداخت، هزینه کار را کنترل می کنید.
• لازم نیست تعطیلات، مرخصی های استعلاجی و ساعات اضافه کار را بطور جداگانه محاسبه کنید.
• خطاهای ورود داده در حالت دستی را کاهش می دهد.
• فرآیند سیستم حضور و غیاب، در اپلیکیشن حضور و غیاب نانوواچ، برای شناخت شخص مجاز کمتر از 5 ثانیه طول می کشد.

البته خاطر نشان می سازیم که برخی از اقسام تکنولوژی، از قبیل اپلیکیشن حضور و غیاب، در کشورمان فراگیر نشده است. اما تجربیات سازمان های برتر گویای آن است که شرکت های پیشرو از تکنولوژی به منظور ارتباط بهتر فعالیت های منابع انسانی با استراتژی سازمان استفاده می کنند. در نتیجه شرکت هایی که بطور موثر از تکنولوژی برای مدیریت افراد استفاده می کنند، اثربخش تر از شرکت هایی هستند که از قافله تکنولوژی جامانده اند.

در بخش های قبلی، مزایا و لزوم استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب خدمت شما همراهان گرامی آورده شد. اما نانوواچ چگونه به کمک مدیران آمده است؟

• این اپلیکیشن مبتنی بر وب اجازه می دهد در هر زمان وهر مکان دسترسی سریع و ایمنی به اطلاعات سازمانی داشته باشید. به طوری که رابط مبتنی بر وب، داده های شما را از هر مکانی و در هر زمان و از طریق مرورگر وب متمرکز و در دسترس می کند.
• جدول زمانی را به راحتی و به سرعت اجرا کنید: نرم افزار مدیریت زمان و حضور و غیاب ما، به شما اجازه می دهد تا به راحتی و به سرعت برنامه زمانی سریع و جامعی را دریافت کنید.
• محاسبات آسان و بی دغدغه حقوق و دستمزد: ماژول حقوق و دستمزد امکان محاسبه حقوق را آسان و سریع ارائه می دهد.
• می توانید قوانین را چند بار تغییر داده و یا هفته و اضافه کاری را تعریف کنید: واحد مدیریت منابع انسانی می تواند خط مشی های مختلف Time ، Shift ، Week و OT را ایجاد کرده و آن را در گروه های مختلف کارمندان بطور جداگانه اعمال کند.
• برای ایجاد پردازش حقوق و دستمزد کمک می کند: اپلیکیشن حضور و غیاب نانوواچ به پردازش حقوق و دستمزد و سیستم ارزیابی عملکرد کمک می کند.
• جلوگیری از دور زدن رویه ها، دیر آمدن، شروع زود هنگام و… توسط خط مشی های سازمانی، تعریف شده و به صورت خودکار صورت می گیرد.
• مدیریت و برنامه ریزی کارکنان در شیفت های مختلف کاری: تغییر جهت کارهای از پیش تعریف شده و برنامه ریزی کارمندان بر اساس تغییر مدت روزانه، هفتگی، ماهانه و سفارشی.
• نظارت بر حضور کارمندان: مدیر با چند کلیک می تواند عملکرد کل کارمندان از جمله حضور، غیبت، دیرهنگام، ماموریت ها، OT و … را کنترل کند.
• ورود و خروج داده ها از اکسل: اپلیکیشن حضور و غیاب، داده های موجود در اکسل را برای استفاده شما فراهم می کند. به عنوان مثال اطلاعات مربوط به کارمندان، سهمیه در دسترس، کارنامه Shift Roster ، OT ، حضور، روز حقوق و … را می توان صادر و بارگذاری نمود.

• امکان مدیریت دسترسی کاربر: شما می توانید میزان و نحوه دسترسی کاربر را از طریق برنامه نانوواچ مدیریت کنید.
• کاملاً ایمن و مقیاس پذیر: رمز عبور اپلیکیشن حضور و غیاب، محیط کاربری را ایمن تر و مقیاس پذیر تر می کند. نظارت بر طول رمز عبور، کاراکترها ، رمز عبور قدیمی، ضبط تمام رویدادهای کاربر و… از مزایای فنی این اپلیکیشن می باشد.
• ابزاری مبتنی بر سیستم های اطلاعاتی شبکه محور است.
• ارائه گزارش دقیق و گسترده: این گزارش ها داده های قابل اعتماد و دقیقی را ارائه می دهند.
• نرم افزار مدیریت زمان و حضور و غیاب ما به شما امکان می دهد تا ویژگی های مورد نیازتان را مطابق با نیاز خاص خود تنظیم کنید.
• بازیابی سریع اطلاعات: با استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب ما می توانید اطلاعات قبلی و از دست رفته را به سرعت و کاملا حرفه ای بازیابی کنید.
• سازگار با راه حل های بودجه ریزی و مدیریت پروژه: برنامه مالی شما را تنظیم و به شما یاری می رساند تا با انتشار راه حل بودجه بندی پروژه، احساس راحتی کنید.
• قابلیت ادغام با دستگاه های مختلف بیومتریک و RFID: اپلیکیشن حضور و غیاب از دستگاههای مختلف بیومتریک مختلفی که امروزه در بازار موجود است پشتیبانی می کند و در عین حال ساعات کار و مدیریت حضور کارکنان را به صورت کاملا یکپارچه پیگیری می کند.
• متمرکز کردن داده های حضور و غیاب از چند مکان: داده های LAN ، WAN ، GPRS را در یک سرور حضور متمرکز همگام می کند؛ به طوری که در هر نقطه از مرورگر وب قابل دسترسی است.

منبع اول

منبع دوم

منبع سوم

منبع چهارم

لینک کوتاه مقاله